Тут збираю лайфхаки про те, як ефективно працювати з дизайном презентацій. Ці поради я сам регулярно застосовую та рекомендую вам.

1. Як зменшити розмір презентації в PowerPoint

Зображення та фото — основна причина чому презентація багато важить. Візуальний розмір зображення не говорить про його реальний розмір. Маленьке зображення не обовязково мало важить.

PowerPoint зберігає оригінальне розширення картинки. Коли ви передумаєте зменшувати зображення, зможете його легко повернути до оригінального вигляду. І відповідно зберігає оригінальну вагу цього зображення.

Саме тому презентація і важить багато.

Потрібно зменшити розмір оригінальних зображень до стану візуальних.

Інструкція для Windows

Крок 1. Зайдіть в меню File → Options → Advanced

Крок 2. Знайдіть розділ Image Size and Quality

Крок 3. У випадаючому меню Default resolution оберіть значення 150 ppi або нижче. Зверніть увагу, що в меню Discard editing data галочка має бути активна.

Інструкція для macOS

Крок 1. Зайдіть в меню File → Compres Picture

Крок 2. У випадаючому меню Picture Quality оберіть значення 150 ppi або нижче

Крок 3. Зверніть увагу, що в меню Deletet cpopped area галочка має бути активна. Для підтвердження натисніть ОК

Якщо розмір залишається великим, то оберіть розмір стиснення 96 ppi

У 99% випадків цього кроку достатньо, щоб суттєво зменшити розмір презентації.

Пам’ятайте — чим більше фото та графіки тим більше буде важити презентація.

Для безпеки даних, збережіть копію оригінальної презентації, та всі зміни робіть в копії.

2. Як вставити векторну іконку в Google Slides (не працює в 2024 році)

Google Slides підтримує векторний формат іконок та обєктів, але у іншому форматі, ніж ми звикли, це не SVG та EPS а формат EMF. При цьому файл .emf має бути скопійований з Google Drawings. Трохи складно, але це робочий варіант.

Ось як вставити іконку чи векторний файл в Google Slides

1. Будь-який векторний файл (SVG, EPS тощо) потрібно конвертувати в формат .emf. Це можна зробити у графічному редакторі, або в онлайн конвертері. Особисто я роблю це через Cloudconvert.com

2. Завантажуєте цей файл на Google Drive.

3. Відкриваєте .emf файл в Google Drawings (Google Drive сам підказує, що цей файл можна так відкрити)

4. Файл відкривається в Google Drawings. Тепер безпосередньо ваш обєкт виділяєте з робочого поля та копіюєте.

5. Тепер йдете у ваші Google Slides та на потрібному слайді вставляєте ваш векторний файл.

Ваша іконка/лого/картинка відображається у векторному форматі, та її можна тут безпосереднього редагувати змінюючи колір заливки/контуру та змінюючи без втрати якості розмір обєкту.

Увага! Якщо скопіювати саме файл .emf то нічого не вийде. Це діє лише якщо копіювати ваше зображення безпосередньо з Google Drawings.

3. Як швидко вставити посилання

Існує універсальний спосіб додати посилання, він працює майже зі всіма програмами та додатками. Замість того, щоб кожного разу шукати панель для додавання посилання спробуйте використовувати комбінацію клавіш, це в рази пришвидшить роботу

Виділіть текст в який потрібно вставити посилання, та залиште його виділеним. Натисніть поєднання клавіш:

[Windows ⊞] Control + K

[macOS ] command + K

Відкриється вікно для додавання посилання. Вставте посилання за допомогою клавіш ⊞ Control + V або command + V

Та натисніть ⊞ Enter /  return щоб посилання додалося

Цей лайфхак значно пришвидшує роботу коли потрібно додавати багато посилань. Але він корисний і повсякдень. Ще він працює для додавання посилань у картинки.

4. Як швидко змінити всі шрифти в презентації Power Point

Ось як замінити шрифт для MacOS :

Крок 1. Зайдіть в меню Format → Replace Fonts

Крок 2. В полі Replace оберіть шрифт який потрібно замінити, а в полі With оберіть шрифт на який потрібно замінити. Повторіть цю дію з усіма шрифтами, що є в полі Replace.

Ось як замінити шрифт Windows ⊞:

Крок 1. Зайдіть в меню Editing group → Home tab → оберіть Replace → оберіть Replace Fonts

Крок 2. В полі Replace оберіть шрифт який потрібно замінити, а в полі With оберіть шрифт на який потрібно замінити. Повторіть цю дію з усіма шрифтами, що є в полі Replace.

5. Починайте вашу бізнес-презентацію з висновків.

Це секретний інгредієнт консультантів McKinsey, який вони використовують багато років. Підхід називається The Pyramid Principle — його розробила Барбара Мінто.

Ось як це виглядає на практиці.

Уявіть, що вам потрібно підготувати стратегію на наступний квартал та презентувати її перед керівниками. Ви знаєте всі деталі стратегії, але вам потрібна послідовна та переконлива доповідь.

Саме тут працює фреймворк The Pyramid Principle.

1. ПОЧНІТЬ ПРЕЗЕНТАЦІЮ З ВИСНОВКІВ
Почніть вашу розповідь з рішення/рекомендації/висновка (це може стосуватися як всієї презентації, так і окремих розділів або слайдів)

↓

2. ПІДКРІПІТЬ АРГУМЕНТАМИ
Підтвердіть рішення/рекомендації кількома аргументами

↓

3. НАДАЙТЕ ДАНІ ТА ФАКТИ
Підкріпіть довіру до своїх аргументів, використовуючи підтверджуючі дані та факти

***

Важливо використовувати цей фреймворк саме в такій послідовності.
Адже часто його використовують у зворотньому напрямку факти→аргументи→висновки — це добре працює для наративного сторітелінгу, але не для бізнес-презентації. Ви тут для того щоб створювати ефективні рішення, а не розважати колег.

Оригінальний опис фреймворку: The Minto Pyramid Principle: Logic in Writing, Thinking, & Problem Solving by Barbara Minto

6. Коли використовувати дефіс, коротке тире та довге тире?

– дефіс
– коротке тире
— довге тире

Дефіс (-):
використовується для з’єднання частини складних слів
→ жовто-блакитний

Коротке тире (–):
використовується для позначення діапазону чисел, дат або часу
→ 2022–2024

Довге тире (—) :
використовується для позначення пауз, перед це, може замінювати коми, дужки та двокрапки, має багато винятків.
→ це — скарб

На жаль, виробники клавіатур додали в розкладку тільки дефіс, а коротке та довге тире доводиться набирати через додаткові комбінації.

💻 Ось як це зробити на macOS

Option + Shift + Дефіс (-)
для довгого тире

Option + Дефіс (-)
для короткого тире

🪟 Ось як це зробити на Windows

Alt + 0151
для довгого тире

Alt + 0150
для короткого тире

📱 Ось як це зробити на iOS та Android

Затисніть Дефіс (-), і з’явиться на вибір довге та коротке тире. На iPhone можна двічі натиснути на дефіс та надрукується довге тире.